Professionell per E-Mail: So gelingt ein guter Eindruck

Ein freundlicher und professioneller E-Mail-Verkehr ist heute wichtiger denn je. Denn in der digitalen Welt zählt nicht nur was, sondern auch wie schnell man antwortet. Laut Studien erwarten 80 % der Gäste eine Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden. Wer rasch und sympathisch antwortet, hat die Nase vorn –
denn die Konkurrenz schläft nicht.

Auch wenn man nur kurz zwischen Stall und Frühstück Zeit findet: Eine gute E-Mail ist schnell geschrieben – und kann einem eine ganze Woche Urlaubsgäste bringen. Dieser Artikel zeigt auf, worauf es beim Schreiben ankommt – mit einfachen Tipps, Beispielen und Hilfen aus der Praxis.

Eine gute E-Mail hat fünf Bausteine:

• Betreff: Kurz, klar und informativ, z. B. „Urlaub am Bauernhof – Ihre Anfrage“. Eine gute Betreffzeile hilft dabei, die E-Mail schnell zuzuordnen und öffnet die Tür für eine zeitnahe Reaktion. Tipp: FW oder AW entfernen und den Betreff individuell gestalten.
• Anrede: Persönlich und korrekt, z. B. „Liebe Familie Huber“ oder „Sehr geehrte Frau Schmidt“ oder ein einfaches „Hallo Familie Maier“.
• Einleitung: Bedanken und direkt Bezug nehmen: „Danke für Ihre Nachricht, gerne sende ich Ihnen Infos.“
• Hauptteil: Klare und strukturierte Informationen zu den gewünschten Themen bereitstellen.
• Abschluss: Freundlich verabschieden und zum Handeln einladen, z. B.: „Bei Fragen einfach melden – wir freuen uns!“ oder „Gefällt euch unser Angebot? Dann gebt uns gern Bescheid.“ Am Ende der E-Mail sollte immer stehen, wer man ist und wie man erreichbar ist. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website und ggf. Social-Media-Links. So können Gäste schnell weitere Infos abrufen oder direkt Kontakt aufnehmen.

• Klar und freundlich schreiben.
• Fachausdrücke oder lange Schachtelsätze vermeiden. Eine gut lesbare Schriftart wie Arial, Verdana oder Calibri verwenden. So schreiben, wie man auch mit den Gästen reden würde – ehrlich, herzlich, verständlich, z. B. „Bezugnehmend auf Ihre Anfrage übermitteln wir hiermit die gewünschten Informationen“ oder „Danke für Ihre Anfrage! Hier finden Sie alle Infos zu Ihrem Urlaub bei uns.“
• Schnell antworten – auch wenn’s stressig ist.
• Die Konkurrenz schläft nicht. Viele Gäste schreiben gleich mehreren Höfen. Wer zuerst freundlich antwortet, hat oft den Zuschlag. Tipp: Wenn man gerade keine Zeit hat, einfach schreiben: „Danke für Ihre Nachricht! Ich melde mich heute Abend mit den Infos.“
• Links und Anhänge sinnvoll einsetzen.
• PDF-Anhänge (max. 2 MB) eignen sich gut für Preislisten oder Angebote.
• Bilder lieber als Link zur Website anbieten – das spart Speicherplatz und sieht professioneller aus.
• Die E-Mail-Adresse zählt: Gäste vertrauen eher einer Adresse wie „info@musterhof.at“ als „kuhfreund84@hotmail.com“. Falls man noch keine eigene Adresse hat, einfach den Webanbieter fragen – oft ist sie kostenlos dabei.

• „Danke für Ihre Anfrage …“
• „Unser Hof liegt ruhig, mit vielen Tieren …“
• „Hier finden Sie unser Angebot als PDF …“

Diese z. B. in Word oder direkt im Mailprogramm speichern. So spart man sich Zeit –
gerade in der Hochsaison.
E-Mail-Zeiten festlegen: morgens nach dem Melken, mittags beim Kaffee, abends nach dem Stall. So bleibt nichts liegen. Oder an den typischen Zeiten, in denen Anfragen kommen, orientieren – und da reinschauen, wenn es für einen passt. Wenn man mal ein paar Tage nicht erreichbar ist (z. B. Heuarbeit, Urlaub), sollte man einen automatischen Antworttext einstellen. Das verhindert Frust bei den Gästen und zeigt: Man kümmert sich – auch wenn man gerade nicht da ist. 

Beispiel: „Danke für Ihre Nachricht! Wir sind bis 15. Mai unterwegs und melden uns danach gerne.“ Diese Funktion findet man in den Einstellungen von Outlook, Gmail und den meisten anderen Programmen. 

Man braucht keinen Computerkurs, um professionelle E-Mails zu schreiben. Ein paar einfache Regeln genügen, um freundlich, schnell und klar zu antworten – und so den entscheidenden Unterschied zu machen. 

Die E-Mail ist oft der erste direkte Kontakt mit den Gästen. Und da zählt der Eindruck – genau wie bei der Ankunft am Hof.