Durch gezielte Planung zum Projekterfolg

Die Umstellung auf einen neuen Produktionszweig , die Übergabe an die Nachfolger oder der Bau eines neuen Stalles sind keine tägliche Routine, sondern zeitlich begrenzte Vorhaben, die es in genau dieser Art und Weise nur einmal gibt und das macht sie so fordernd.

Das Ziel ist meist klar der Weg oft nicht.
Um den Prozess zu strukturieren werden Instrumente des Projektmanagements eingesetzt.
Der Irrglaube, dass sich Projektmanagement nur für große Unternehmen mit komplexen Aufgabenstellungen eignet, ist weit verbreitet aber falsch.
Auch kleinere Vorhaben lassen sich durch den einfache Planungsmethoden effizienter gestalten.

Vor dem Projektstart müssen die Betriebsleiter die gewünschten Ergebnisse festlegen. Soll der neue Stall mehr Tiere aufnehmen können, Krankheiten minimieren oder die Arbeitsbedingungen verbessern? Sind die Ziele definiert, kann mit der Aufstellung eines Projektstrukturplans begonnen werden. Was hochtrabend klingt, ist nichts weiter als eine Auflistung sämtlicher zu erledigenden Aktivitäten. Es empfiehlt sich dabei, zuerst alle notwendigen Tätigkeiten zu sammeln und anschließend in sinnvolle Arbeitspakete zusammenzufassen. Erst diese Auflistung gibt einen Überblick über den Gesamtumfang des Projektes und erlaubt damit eine Schätzung der Kosten sowie der personellen Ressourcen, die aufgebracht werden müssen.

Nach Festlegung der Arbeitspakete stellt sich die Frage nach dem zeitlichen Ablauf. Das Projekt muss in grobe Zeitabschnitte mit Zwischenergebnissen - so genannten Meilensteinen - gegliedert werden. Meilensteine markieren Streckenabschnitte, sie zeigen, dass etwas geschafft ist. Die Finanzierung ist gesichert, der Plan fertig oder der Rohbau steht – wichtige Meilenstein bei der Errichtung eines neuen Stalles. Solche, im Projektverlauf wichtige Zeitpunkte müssen vorher überdacht und festgelegt werden. Meilensteine werden genutzt, um die Einhaltung des Budgets oder der Fristen zu überprüfen. Die Überschreitung der Kosten und der geplanten Zeit sind Risiken, die Projekte häufig ins Wanken bringen.

Nach diesen grundlegenden Überlegungen kann die Ablauf- und Terminplanung beginnen. Es gilt alle Aktivitäten in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Manche Aufgaben können parallel erledigt werden, andere wiederum können erst nach bestimmten Vorarbeiten angepackt werden. Um dies zu berücksichtigen, werden frühest- und letztmögliche Anfangs- und Endzeitpunkte bedacht. Damit ungeplante Verzögerungen nicht den gesamten Ablauf gefährden, sollten bei geringer Planungsgenauigkeit Pufferzeiten von bis zu 50% eingeplant werden. Am einfachsten gelingt die Planung mit Hilfe eines Balkendiagramms auf dem ersichtlich ist, bis wann welche Arbeitspakete spätestens zu erledigen sind.

Die genannten Instrumente helfen auch bei Projekten in der Landwirtschaft die Übersicht zu wahren und den Fortschritt stets im Auge zu behalten. Der Nutzen des Projektmanagements überwiegt in jedem Fall mit dem damit verbundenen Aufwand. Die Zeit, die im Vorfeld für die Planung benötigt wird, wird durch einen reibungsloseren Ablauf mit großer Sicherheit wieder eingespart.